1. Home
2. Blog
3. Van hanen en spiegels | teammeeting

Van hanen en spiegels | teammeeting

09/12/2016 - 20:09

Ik neem je even mee in deze virtuele teammeeting ...

Een virtuele meeting van hoog opgeleide regio managers verloopt op het eerste zicht dynamisch en geanimeerd. Er worden veel ideeën geopperd, veel ideeën worden afgevoerd, … sommige worden opnieuw gelanceerd.
Alle deelnemers nemen regelmatig het woord en … worden vaak al snel onderbroken door hun collega’s die een beter idee hebben of door een kritische bedenking het gelanceerde idee onderuit halen.

Eén deelnemer, laten we hem John* noemen, wordt tot drie keer toe het woord afgenomen terwijl hij probeert een idee te lanceren en te onderbouwen. Na de derde keer, is hij het beu. De frustratie maakt dat hij zich niet meer mengt in de discussies en zowel letterlijk als figuurlijk achterover gaat zitten.

John slaat het gebeuren gade en wordt toeschouwer. Hij bedenkt dat er veel expertise rond de virtuele tafel zit maar ook heel sterke persoonlijkheden die niet voor elkaar willen onderdoen. De eerlijkheid gebiedt hem te erkennen dat hij meestal ook mee opgaat in dit haantjesgebeuren. De namiddag loopt ten einde en John voelt de drang om iets te zeggen over zijn observatie.

Hij besluit de spiegel even voor te houden en neemt het woord. John zegt dat hij de manier van vergaderen niet OK vindt.
Hij wijst op het onderbreken en onderbroken worden. Meegesleept door zijn frustratie van die dag gooit hij er ook nog uit dat hij liever niet meer wil deelnemen aan dat soort meetings.

Het wordt even stil. Tot zijn baas, Sofia*, ook organisator van de meeting hem lik op stuk geeft door te zeggen dat John zich evengoed aan dat gedrag schuldig maakt. In de loop van de avond wordt John door drie collega-deelnemers van de meeting gebeld. Zij vertellen hem dat ze die meetings ook zo ervaren en dat het goed is dat iemand dit verwoord heeft.

De leidinggevende, Sofia nodigt John uit voor een call de volgende dag. Daar krijgt John nogmaals te horen dat hij evengoed als alle anderen onderbreekt op meetings. Ze voegt er ook nog aan toe dat John wel erg emotioneel heeft gereageerd en dat voortaan dergelijke meetings niet meer zullen plaats vinden. “Met deze groep blijkt het onmogelijk om constructieve discussies te hebben.” concludeert Sofia, "en we zitten al genoeg uren voor een scherm.".

Zo’n schermutseling komt in vele organisaties en teams wel eens voor. Veelal gaat er wat tijd over die de gemoederen doet bedaren, toch aan de oppervlakte.
En regelmatig blijft er voor sommige betrokkenen iets “hangen” wat dan een invloed heeft op het onderling vertrouwen en de openheid in het team.

De ervaring op de regiomeeting had een veel waardevoller gevolg kunnen hebben door een paar inzichten.

Speel je even mee “Wat als… “?

Wat als

de woorden van John zouden gezien worden als een stem, een spreekbuis van de onvrede over de meetingstijl van het hele team in plaats van een beschuldiging van John aan het adres van zijn collega’s of aan het adres van zijn leidinggevende?

Wat als

Sofie zo’n uiting van onvrede zou herkend hebben als normaal in het leven van teams en zich daardoor minder persoonlijk aangevallen voelt en dus makkelijker uit de “tegenaanval” en impulsieve beslissingen blijft?

Wat als

John door kennis van veel voorkomend gedrag in teams zijn frustratie en observatie kon uiten op een minder beschuldigende manier?

Wat als

de opmerking van John aangegrepen zou worden door het team om met elkaar in gesprek te gaan over de bedoeling en meerwaarde van die online meetings en wat ze nodig hebben van elkaar om die bedoeling samen te realiseren? En op die manier het enorme potentieel van het team kunnen aanboren?

Is uw team in staat om te evolueren naar een performanter team?

In mijn werk als team- en organisatiecoach zie ik in organisaties vaak dat teams van heel competente mensen met positieve intenties er toch niet in slagen om door middel van het team samen creatiever en innovatiever te zijn, en meer te realiseren. Ik ervaar ook dat heel wat teams in staat zijn om te evolueren naar een intelligent en performant team nadat ze inzicht krijgen in de patronen van hun functioneren én nadat ze handvaten en een woordenschat ter beschikking hebben gekregen om hun interacties bespreekbaar te maken. Als teamcoach daaraan bijdragen, dat vind ik heel bijzonder.

Vandaag

In deze periode van langdurig thuiswerk, is het voor nóg meer teams een uitdaging om samen te werken aan (opnieuw?) afgestemde prioriteiten, samen wijze besluiten te nemen, zich geconnecteerd te voelen en elkaar te ondersteunen. Ook het relationele staat soms onder druk. Het digitaal samenwerken leidt vaak tot een grotere focus op inhoud en ratio. Dat is op korte termijn zeker efficiënt. Maar een al te eenzijdige focus leidt na verloop van tijd ook tot een gemis …

Zoals het niet aanpakken van sluimerende conflicten en “kleinere” incidentjes. Het lijkt niet de moeite waard maar intussen ontstaan er tussen de oren van de betrokkenen allerlei interpretaties en verhalen die door minder contact alleen maar sterker worden. Opnieuw tot de kern van het incident of de onvrede komen, wordt dan lastiger.

Dus zeker een pleidooi om als team ook in het digitale samenwerken af en toe stil te staan bij: “Hoe zijn we samen bezig?”

Katelijne

PS Heeft u interesse om eens te sparren over uw team(s) en leiderschapsontwikkeling van uzelf of uw organisatie?
Neem vrijblijvend contact op.

*John en Sofie zijn niet de echte namen